Ofimática

La definición de ofimática se refiere específicamente al conjunto de aplicaciones, técnicas relacionadas a las herramientas informáticas que generalmente se utilizan con la finalidad de optimizar y mejorar todos aquellos procedimientos y tareas que tengan que ver justamente con la informática, ya sea comercial, empresarial o particular.

Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática nos dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita por ejemplo, en un oficina y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o bien, a Internet.

Como bien dijimos anteriormente, el objetivo principal de la ofimática es que cualquier actividad que deba ser hecha de manera manual en una oficina o empresa pueda ser de alguna manera automatizada con las herramientas a las cuales hicimos referencia anteriormente. Es importante tener en cuenta el hecho de que la ofimática comenzó su desarrollo en el ademada de los ’70cuando a su vez se produjo una masificacion en la implementación de los equipos utilizados en oficinas o empresas que comenzaron a incluir en sus tareas todo tipo de microprocesadores y a la vez, utilizando herramientas ofimáticas mucho más modernas.

Para que podamos entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo más claro del reemplazo de las maquinas de escribir por las computadoras, los procesadores de texto, e incluso, programas informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que la personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, debemos decir que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se denomina “paquete de ofimática”, el cual hace referencia precisamente al conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si bien podemos encontrar paquetes de ofimática mas básicos que otros, generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de texto, hoja de calculo, base de datos, programas para el armado de presentaciones multimedia, programas para utilizar e-mail, correos de voz, o mensajeros instantáneos.

Paquetes de Ofimática

 Como bien mencionamos anteriormente, la finalidad principal de la ofimática en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de ofimática en una oficina nos ofrece ventajas en áreas tales como la competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera mucho mas practica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes, controles de stock además de la organización de toda la parte que respecta al sector administrativo.

Por otro lado también debemos decir que las empresas que se dedican al desarrollo de estos paquetes de ofimática son muchas, y a pesar de que las diferencias entre unas y otras son mínimas, debemos siempre tener en cuenta que mientras más sencillo sea utilizar el sistema de herramientas ofimáticas, mayor es la posibilidad de mejorar la productividad, por eso siempre debemos tratar de adquirir aquellos paquetes de ofimática que sean mas fáciles de utilizar. Por último no queremos dejar de mencionar el hecho de que todas aquellas personas que se encarguen de manejar y realizar las tareas en estos sistemas, deben tener absoluto conocimiento de los mismos, por eso la capacitación en ofimática es fundamental para la contratación de personal capaz de utilizar estos sistemas. Todo esto siempre teniendo en cuenta que los paquetes de ofimática son una excelente inversión por eso no debemos dudar un segundo en implementar estos sistemas, siempre recordando que los mismos deben estar afiliados a alguna red.

Herramientas de la Ofimática

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísimo importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de cálculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos.

Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de formulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función REDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores.

Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar poderosas herramientas para análisis estadístico y financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente útil, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos análisis de los mismos, bien se de forma preliminar o con fines más profesionales.

Procesadores de Textos

Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos está orientado a la gestión de textos para la generación de informes, cartas, edición de documentos textuales, etc. que como último soporte utilizarán el papel para la transmisión de información escrita o bien las redes de comunicación. Hoy son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.

La evolución ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos informáticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el proceso de edición; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato adecuado e imprimirlo.

Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite editar, almacenar, recuperar e imprimir información escrita dentro de un PC. Muchos quizá recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s (WordStar por ejemplo), que requerían una gran cantidad de comandos y donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas de procesamiento de texto actuales son mucho más amigables y eficientes, en términos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. Los procesadores actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortográficos, de sinónimos o bilingües. Los ortográficos sirven para revisar el documento completo o páginas detectando los errores de mecanografía y faltas de ortografía. Los de sinónimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas a una palabra. Los diccionarios bilingües permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas como avanzadas son: editores de fórmulas, posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en columnas.

Presentadores de ideas

Estas sencillas pero útiles aplicaciones nos permiten diseñar presentaciones mediante diapositivas o avisos que incluyen texto, animaciones, sonidos, videos, etc. El trabajo dentro de estos presentadores se parece mucho al de un procesador de texto, sin embargo puede resultar más versátil al momento de incluir efectos en multimedia, así como al momento de exponerlos, pues suelen incluir una opción de presentación, que elimina de la pantalla todos los elementos innecesarios dejando solamente la presentación.

Este aplicativo suele ser empleado en exposiciones, presentaciones de productos, conceptos y trabajos, pues si se cuenta con el equipo adecuado, facilita la transmisión de información para auditorios con muchas personas.

Gráficos

En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computadora. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixeles) y se les suele denominar "mapas de bits" o "bitmap"; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación.

a) Los gráficos de gestión: pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc. Suelen ser programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de textos, etc.

b) Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos, rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc). Se utilizan en dibujo lineal y artístico, diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles), esquemas eléctricos y electrónicos, mapas y cartografía, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes gráficas, etc.